City : Montreal, QC, CA, H3A3M3

Category : Office and Administrative Support

Industry : Finance

Employer : Scotiabank

Requisition ID: 140282

Join a purpose driven winning team, committed to results, in an inclusive and high-performing culture.

L’adjoint administratif occupe un poste de haute visibilité : son mandat consiste à épauler le premier directeur et les directeurs principaux. Il contribue à la réussite générale de l’établissement en effectuant les tâches suivantes : accueillir les clients et les diriger vers la bonne ressource, prendre et relayer les messages de la succursale, produire des documents, des rapports et des présentations ainsi que fournir un soutien administratif général avec exactitude et rapidité, tout en respectant les procédures et les politiques opérationnelles et de sécurité de la Banque Scotia. Le titulaire offre un service à la clientèle conforme aux normes de service et aux procédures de règlement des plaintes de la Banque. 
  
Principales responsabilités 
   
•    Veiller à ce que le service offert aux clients contribue à leur satisfaction générale et respecte les normes de service de la Banque Scotia dans l’exécution des tâches suivantes : 
•    Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les escorter ou les diriger vers l’employé approprié. 
•    Trier les visiteurs imprévus ou sans rendez-vous. 
•    Répondre aux appels entrants avec rapidité et professionnalisme, rediriger les appelants vers la bonne personne ou offrir de prendre le message, ou rediriger les appels vers la boîte vocale de la personne en suivant les procédures du service. 
•    Organiser les conférences téléphoniques. 
•    Fournir des renseignements de base aux appelants (heures d’ouverture, adresse). 
•    Répondre aux demandes des clients et les transmettre aux personnes appropriées, au besoin. 
•    Recevoir les livraisons et apposer sa signature à leur réception, et organiser le service de messagerie. 
•    Offrir à chaque client un service empreint de respect et de savoir-faire, de façon à ce qu’il se sente le bienvenu et apprécié. 
•    S’assurer que l’unité projette une image professionnelle. 
•    Apporter un soutien administratif à l’équipe de la succursale en effectuant ce qui suit : 
•    Soutenir le premier directeur, les directeurs principaux et l’équipe de la succursale dans la prestation des services aux clients; contribuer à la tenue des comptes, taper la correspondance avec les clients et obtenir les relevés de ces derniers. 
•    Classer tous les documents des Services aux investisseurs et des Services bancaires pour professionnels au quotidien. 
•    Remplacer les responsables administratifs (deux) en fixant les rendez-vous et les rencontres, et en accueillant les clients et les employés et en les dirigeant vers la ressource appropriée, au besoin. 
•    Réserver les salles de conférence et en assurer l’approvisionnement, au besoin. 
•    Faire le suivi des fournitures de bureau, les commander et les ranger, organiser l’entreposage en dehors des locaux et s’occuper de la destruction des dossiers et des registres. 
•    Vérifier et traiter les relevés de dépenses. 
•    Rédiger des lettres et des réponses à la correspondance courante. 
•    Élaborer et produire un vaste éventail de documents et de formules standard ainsi qu’uniques et complexes destinés aux utilisateurs autorisés du service, et s’assurer que tout le matériel produit est bien tenu et classé. 
•    Mettre en corrélation et produire les rapports annuels de Centraide pour la région de Toronto. 
•    Aider le superviseur à accomplir d’autres tâches administratives dans l’unité, au besoin, comme la tenue du registre des clés et des journaux du service et l’exécution de tâches liées aux activités de financement. 
•    Effectuer d’autres tâches au besoin. 
  
•    Contribuer à la qualité et à l’efficacité des activités de la succursale ainsi qu’à la conformité aux exigences réglementaires et au respect des lignes directrices internes de la Banque pour réduire l’exposition aux risques : 
•    Adhérer aux attributions et aux politiques de la Banque. 
•    S’assurer que le travail produit est contrôlé tout au long de la journée afin de contribuer à l’efficacité des activités de l’unité. 
•    Se conformer aux exigences réglementaires dans le cadre du processus de service, y compris les exigences, les processus et les lignes directrices associés à la politique Connaître son client, à la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC), à l’Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC), à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, à la protection des renseignements personnels, et à l’hygiène et à la sécurité au travail (HST), de même que les lignes directrices et processus de Placements Scotia Inc. (PSI). 
•    Intervenir sur-le-champ en cas d’activité frauduleuse, ou d’opération, de problème, de lacune ou de tendance inhabituels, ou signaler le tout au personnel de supervision. 
•    Noter tous les problèmes des clients dans le Gestionnaire des ventes afin d’en éviter d’autres à l’avenir. 
  
Complexité des fonctions  
 
Le titulaire du poste doit démontrer un intérêt marqué pour le client et une aptitude éprouvée pour le service à la clientèle en vue d’assurer une expérience client uniforme. Il doit posséder de bonnes aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles, puisqu’il doit interagir avec de nombreux employés occupant un échelon supérieur à la Banque. Le titulaire doit en outre avoir un grand sens de l’organisation pour pouvoir s’acquitter d’une multitude de tâches et de mandats avec rapidité et efficacité. Il doit absolument savoir classer ses tâches en ordre de priorité, car il épaule tous les membres de la direction. Il doit aussi savoir faire preuve de souplesse pour être capable de s’adapter au vaste éventail de tâches et de fonctions, et pour travailler efficacement dans l’équipe de la succursale. Les compétences fonctionnelles minimales requises sont les suivantes : 
  
Compétences fonctionnelles 
  
•    Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel et PowerPoint de Microsoft Office 
•    Connaissance pratique des services liés aux opérations et des procédures connexes 
•    Connaissance pratique des produits et des services de la Banque destinés aux particuliers et aux entreprises 
•    Connaissance pratique de la conformité réglementaire relative à la protection des renseignements personnels, à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, aux exigences relatives à la politique Connaître son client, à la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC), à l’Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC), et à l’hygiène et à la sécurité au travail (HST), ainsi qu’aux lignes directrices et processus de Placements Scotia Inc. (PSI) 
•    Connaissance approfondie des systèmes de la succursale (p. ex., opérations de caisse sans papier, IntraCom, Gestionnaire des ventes, Passeport RH, Mon Centre de formation) 
•    Connaissance approfondie des procédures et façons de faire courantes de la succursale.

Location(s):  Canada : Quebec : Montreal 

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