City : Ottawa

Category : Regular Full Time

Industry : Education

Employer : University of Ottawa

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures 
L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamique de plus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.
 
Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place!

Au sujet de la Faculté des sciences 
Bienvenue à la Faculté des sciences, un endroit idéal pour apprendre, explorer, remettre en question, découvrir - en ouvrant votre imagination et en repoussant les limites. C'est un temps passionnant pour faire partie d'une carrière enrichissante dans les domaines des sciences de la vie, des sciences naturelles et des mathématiques. Vous aurez accès à des installations de classe mondiale, notamment notre complexe de sciences, de technologie, d'ingénierie et de mathématiques (STEM), notre vaste complexe de biosciences et notre complexe de recherche avancée de pointe, qui font l'envie de nombreuses universités. Nous entretenons des liens étroits avec une multitude de centres de recherche publics et privés, nous permettant d'innombrables possibilités et expériences. 

Nous sommes devenus un véritable centre d'excellence, reconnu au Canada et à l'étranger pour nos prouesses en enseignement et dans nos laboratoires, où nos chercheurs s'attaquent à certaines des questions scientifiques les plus importantes et les plus pertinentes de notre époque. Notre passé est un témoignage de notre passion, tout comme le sera notre avenir. En ferez-vous partie?

Raison d'être du poste
Relevant du Responsable des services scolaires,faire fonction de premier point de contact pour les étudiantes et étudiants en recevant et en anticipant les différentes demandes des étudiantes et des étudiants, en accusant réception de ces demandes, en y donnant suite et en assurant un service à la clientèle de qualité supérieure à la moyenne pour attirer, conserver et maintenir des groupes d'étudiants en nombre suffisant dans tous les programmes d'études. Accomplir des tâches administratives, comme évaluer les demandes, formuler des recommandations, approuver certaines demandes et assurer un suivi auprès des étudiantes et étudiants, de ses collègues et des autres facultés. En qualité d'ambassadrice ou d'ambassadeur de l'Université et de la faculté, assister aux cérémonies de collation des grades et à divers événements afin de promouvoir les services de l'Université d'Ottawa et de la faculté.

Ce poste vous amènera à :

• Évaluer les besoins des étudiantes et étudiants en analysant, en relevant, en interprétant et en traduisant ces besoins pour déterminer les politiques et procédés devant être mis en œuvre. 
• Appuyer le processus de planification relatif aux interventions auprès des étudiantes et étudiants en fournissant un diagnostic et des recommandations qui permettront de régler les problèmes des étudiantes et étudiants.
• Analyser les dossiers des étudiantes et étudiants dont l’acceptation ou les équivalences sont conditionnelles afin que le ou la spécialiste, Cheminement scolaire et persévérance des étudiants, puisse communiquer avec ces étudiantes et étudiants à des fins de suivi. Surveiller ces dossiers pour garantir que les échéances administratives et scolaires sont respectées.
• Faire fonction de premier point de contact pour les étudiantes et étudiants en recevant leurs demandes de choix de cours et d'inscription et en accusant réception de ces demandes. Déterminer l'admissibilité de la demande. Si la demande est admissible, approuver le choix de cours des étudiantes et étudiants spéciaux et de première année ainsi que prendre les mesures qui s'imposent pour mener à terme les demandes.
• Évaluer les dossiers se rapportant au rendement scolaire et prendre toutes les mesures qui s'imposent pour saisir l'information dans les systèmes pertinents. 
• Coordonner le processus de choix de cours, ce qui comprend tenir à jour les séquences de cours, s'assurer que l'horaire des cours se trouve dans le SIS et concilier les limites d'effectifs (par exemple, la capacité des salles de classe comparativement aux taux d'inscription et de demandes d'admission) et prendre les mesures qui s'imposent relativement à ces limites. Vérifier que les mesures de suivi sont prises dans les délais prescrits pour accroître la satisfaction des étudiantes et étudiants à l'égard de leur expérience universitaire. Établir et tenir à jour la liste des cours offerts aux étudiantes et étudiants ayant des besoins spéciaux et la communiquer aux bureaux ou particuliers pertinents. 
• Participer à la coordination des examens en s'assurant que le contenu des examens demeure confidentiel conformément aux politiques et en établissant l'horaire des surveillants d'examens.

Ce que vous apportez :

• Connaissance de l’administration normalement acquise dans le cadre d’une formation postsecondaire et de plusieurs années d'expérience dans un rôle semblable.
• Connaissance des programmes scolaires de niveaux secondaire et collégial, du premier cycle et des cycles supérieurs
• Connaissance et expérience de l'interprétation, de la communication et de la mise en œuvre des procédés, politiques et méthodes
• Expérience de la collecte et de l’analyse de données et de la rédaction de rapports administratifs et statistiques
• Expérience en résolution de problèmes et prise de décisions
• Expérience de la prestation de services à la clientèle
• Expérience de la mise en œuvre de stratégies et de plans d'activités pour des étudiantes et étudiants
• Expérience pratique de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Access), du traitement de texte, de Windows et d'Internet
• Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu
• Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et attention aux détails
• Capacité d'écoute et solide sens de l'éthique professionnelle
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite); les candidats doivent atteindre un niveau de compétence Avancé I ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde pour être considérés pour ce poste. Le niveau de compétence linguistique des candidats est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
   

Compétences clés à l’Université d’Ottawa
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa: 
Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d'y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.