City : Ottawa

Category : Temporary Assignment or Contract

Industry : Education

Employer : University of Ottawa

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures 

L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamique de plus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.
 
Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place!

Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison d’être du poste:
Sous la direction du Responsable des services scolaires, Contribuer à l’efficacité de l’équipe en administrant et en surveillant les systèmes, procédures et documents, conformément aux exigences administratives et en communiquant périodiquement avec différents partenaires. Effectuer une analyse des données de premier niveau, procéder au traitement et à la vérification des renseignements et donner des conseils au personnel de direction afin d’accroître la productivité des activités du secteur.
 

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Soutien aux opérations : Participer à la surveillance étroite des opérations ou des activités de projets en s’assurant que chaque étape des processus est menée à terme et en gérant la circulation de l’information entre tous les partenaires. Coordonner la collecte de renseignements, de documents, de factures ou de bons de travail, et participer à la continuité des opérations en consignant les exigences et en les communiquant aux partenaires, en relevant les incohérences dans les procédures et en assurant un suivi de la mise en œuvre des solutions aux problèmes.
• Gestion, conformité et contrôle des documents : Participer à la surveillance étroite des opérations ou des activités de projets ou d’initiatives en s’assurant que chaque étape des processus est menée à terme et que tous les documents sont exacts et remplis conformément aux procédures et politiques. Élaborer des procédures de gestion des documents qui sont conformes au cadre de conformité du Service, les administrer et les tenir à jour.
• Analyse des processus opérationnels : Examiner, analyser et confirmer les données, les documents et divers renseignements conformément aux procédures et politiques en place pour garantir que tous les fichiers et dossiers sont conformes aux exigences. En collaboration avec la ou le gestionnaire, les membres de l’équipe et d’autres partenaires, recueillir des renseignements, obtenir les documents manquants et remettre en question les procédures en place dans le but d’accroître la productivité globale.
• Opérations financières et approvisionnement : Participer à la surveillance étroite des activités en fournissant des rapports, selon un horaire fixe ou de façon ponctuelle, sur les opérations financières, les comptes et les budgets du secteur ou des projets. Déceler les incohérences et les porter au niveau hiérarchique supérieur afin de garantir la prise de mesures correctives pertinentes pour protéger l’intégrité des données ainsi qu’assurer la conformité à l’ensemble des politiques et règlements pertinents. Coordonner également les activités d’approvisionnement, comme les commandes et bons de travail.
• Rapports avec les partenaires : Favoriser des communications efficaces entre les membres de l’équipe et les partenaires en coordonnant les communications ou les réunions, en partageant l’information et en assurant un suivi de tous les documents pertinents, selon le cas.
   

Ce que vous apportez :  

• Connaissance approfondie des principes d’administration, de comptabilité et de gestion, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire dans une discipline connexe ou d’une expérience équivalente.
• Vaste expérience relative à MS Office.
• Expérience de la surveillance de processus ou de projets et du contrôle des documents.
• Expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application de règlements et de méthodes.
• Expérience de la préparation de rapports.
• Expérience de la comptabilité liée aux dépenses, ce qui comprend l’administration de budgets.
• Expérience de la comptabilité d’engagement.
• Expérience de l’utilisation des systèmes de planification des ressources de l’organisation.
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de planification.
• Solides connaissances des systèmes informatiques.
• Aptitudes pour le service à la clientèle, la gestion de la clientèle, la résolution de problèmes et la communication verbale et écrite, ainsi qu’en relations interpersonnelles.
• Motivation personnelle, initiative, attitude proactive et capacité d’effectuer plusieurs tâches
• Bilinguisme

Bilinguisme: français et anglais (expression orale et écrite); les candidats doivent atteindre un niveau de compétence Avancé 1 (Low Advanced) ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde pour être considérés pour ce poste. Le niveau de compétence linguistique des candidats est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa: 

Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d'y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.