Ville : Toronto

Catégorie : Legal

Industrie : Legal

Employeur : Borden Ladner Gervais LLP

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Le bureau de Montréal de Borden Ladner Gervais S.E.N.C.R.L., S.R.L. (BLG) chef de file parmi les cabinets juridiques au Canada grâce à son offre de services novatrice centrée sur le client, est à la recherche d’un adjoint* à la pratique, Groupe corporatif-commercial**. Description du poste Nous recherchons un adjoint à la pratique pour notre département du droit des affaires (Groupe corporatif-commercial). L’adjoint à la pratique coordonnera les travaux pour les autres services de soutien. Ainsi, il déléguera les tâches relatives à production de documents et passera en revue les documents terminés; en outre, il supervisera la gestion des dossiers, le bon déroulement des mandats de photocopie et de numérisation, et le travail administratif en général. Il devra comprendre à fond tous les aspects des exigences des clients et aura à cœur de fournir un service exceptionnel aux avocats et aux clients du cabinet. Principales attributions Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes : Tâches administratives Gère les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappelle aux avocats leurs réunions quotidiennes Organise les réunions, réserve les salles de conférence, commande les rafraîchissements, vérifie l’état des salles avant les réunions, etc., et communique avec les autres participants, à l’interne et à l’externe S’occupe des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien Voit au bon déroulement de diverses fonctions : photocopie, impression, envois par messager, envoi de lettres et de télécopies, etc. Voit à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et supervise les procédures pour s’assurer qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de consignation Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative Emploie des systèmes efficaces pour faire en sorte que les tâches à exécuter à court et à long terme soient terminées dans les délais impartis Soutient les avocats dans leurs activités de marketing et participe notamment à la préparation de présentations et de sollicitations Communication Répond aux demandes téléphoniques internes et externes, donne l’information requise ou voit à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu Surveille le courrier ou les courriels et prend les mesures voulues; voit à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent Au besoin, communique au nom des avocats avec les Services de soutien administratif Communique avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouve des remplaçants au besoin et communique l’information pertinente aux avocats compétents Gestion de la relation client S’occupe activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients Saisit, maintient et actualise l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet Répond aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration Organise les rencontres avec les clients Production de documents Vérifie la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies etc. que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat compétent; au besoin, apporte les modifications mineures requises Tape la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs Au besoin, produit et conserve des feuilles de calcul Excel Tâches financières — Facturation Aide les avocats quant à la saisie et à la consignation quotidiennes de leurs heures dans le système Aide les avocats quant au processus de facturation et de contrôle du crédit en communiquant avec l’avocat compétent et la Comptabilité, et produit, au moyen du système, des rapports standard de facturation provisoire Au besoin, fait des demandes de chèques, des virements bancaires et des versements Envoie les factures aux clients, avec les pièces justificatives appropriées. Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative Autres fonctions et responsabilités En plus d’appuyer l’avocat ou les avocats à qui il rend compte, l’adjoint à la pratique aide ses collègues immédiats dans son propre service et, lorsque l’occasion s’y prête, les collègues d’autres services Au niveau de l’équipe, les obligations comprennent ce qui suit : Aider les autres membres du cabinet de manière proactive et lorsque le chef d’équipe le demande Mener à bien toute autre tâche selon les directives des avocats ou du chef d’équipe Principales exigences Diplôme d'assistant juridique ou expérience équivalente; Parfaitement bilingue en français et en anglais, écrit et parlé; Minimum 2-5 ans d'expérience juridique; Expérience en litige obligatoire; Maîtrise de MS Office (excellente connaissance des fonctions avancées de Word); Capacité de communiquer de façon professionnelle avec les clients et les avocats; Capacité d'interagir professionnellement avec les clients et tous les membres du cabinet; Solides capacités d'organisation et de gestion du temps; Personnalité soucieuse du détail avec de bonnes compétences en correction d'épreuves; Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps; Capacité à suivre les instructions avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives; Capable d'établir des priorités tout en conservant une certaine souplesse; Un esprit d'équipe avec d'excellentes aptitudes en relations interpersonnelles. Candidatures Nous remercions l’ensemble des candidats et candidates qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles qui seront sélectionné·es pour une entrevue. Chez BLG, seul·es les membres du cabinet entièrement vacciné·es contre la COVID-19 auront l’autorisation de se présenter à un bureau ou un événement de BLG. Par « entièrement vacciné », on entend le fait d’avoir obtenu le bon nombre de doses d’un vaccin approuvé par Santé Canada (soit généralement deux) et d’avoir reçu sa deuxième dose depuis plus de 14 jours. L’expression « se présenter à un bureau de BLG » vise également la présence à des rassemblements sociaux ou d’affaires organisés par le cabinet, sous réserve des limites quant au nombre de participants, conformément aux lignes directrices de la santé publique. En ce qui concerne les rencontres avec des clients, seules les personnes du cabinet entièrement vaccinées pourront y assister (les autres pourront y participer virtuellement), à moins d’avoir préalablement obtenu l’autorisation de BLG et du client concerné. Les membres de BLG qui ne sont pas entièrement vacciné·es et dont le cabinet exige la présence au bureau pour effectuer leurs tâches devront subir un test antigénique rapide dans les 24 heures précédant leur visite dans nos locaux et fournir la preuve qu’il s’est avéré négatif. Il leur faudra passer un nouveau test pour chaque jour de présence au bureau. Des accommodements seront prévus pour ceux et celles qui ne peuvent recevoir le vaccin pour des raisons valables d’ordre médical ou religieux. Quiconque travaille chez BLG se doit de remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et de traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion. BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail à l’image de nos collectivités, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent entendu·es, valorisé·es et inclus·es. Nous invitons toute personne qualifiée à présenter sa candidature. Toutefois, reconnaissant les barrières systémiques et structurelles qui, par le passé, ont marginalisé certains groupes et les ont empêchés d’accéder à des occasions d’emploi, nous encourageons vivement, dans le cadre de notre engagement envers l’élimination des obstacles à l’emploi, les membres de ces groupes à postuler, y compris, sans s’y limiter, les Autochtones, les personnes racialisées, les membres de la communauté LGBTQ+, les personnes vivant avec un handicap et les femmes. Dans tous les aspects du processus de recrutement, des accommodements seront offerts sur demande aux personnes qui ont des besoins particuliers. * Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte. ** Veuillez noter que les proches des employé·es et des associé·es du cabinet ne sont pas admissibles.