Ville : Ottawa

Catégorie : Temporary Assignment or Contract

Industrie : Education

Employeur : Université d’Ottawa

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures 
L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamique de plus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.
 
Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place!

Au sujet de l'École de gestion Telfer
Située au coeur d'Ottawa, l'École de gestion Telfer de l'Université d'Ottawa est fière d'être un véritable foyer pour quelque 4 300 étudiants, 200 membres du corps professoral, plus d'une centaine d'employés et plus de 30 000 anciens

Raison d’être du poste

Sous la responsabilité de l'Agent principal des opérations, Programmes exécutifs Telfer, le titulaire offre un soutien et effectuer diverses tâches visant à appuyer les opérations administratives d’un département, un programme spécifique ou un évènement, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures connexes. 

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du département/programme/événement, comme la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et préparation de divers documents, la gestion des calendriers et la gestion du courrier, tout en s’assurant de rencontrer les standards de qualité de l’Université dans son travail.
• Organisation des rencontres : Fournir un appui administratif dans l’organisation et la coordination des rencontres et événements dans le but d’assurer leur bon déroulement. À cette fin, faire la réservation des salles de rencontre, faire les arrangements nécessaires avec les traiteurs, préparer les ordres du jour ainsi que tous autres documents. 
• Service à la clientèle : Accueillir les personnes qui se présentent; répondre de façon adéquate aux demandes de renseignements générales des clients et les guider dans l’application des procédures internes générales du département/programme/événement dans le but d’offrir un service de haute qualité. Les demandes de renseignements peuvent provenir et être réglées en personne, par courriel, par téléphone ou par courrier.
• Achats et contrôle des stocks : Effectuer des achats décentralisés des biens et des services pour le département/programme/événement, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes. Contrôler les stocks des différentes fournitures, suivre l’évolution de la demande et reconstituer les stocks pour répondre aux besoins des clients internes.
• Production de rapports : Fournir divers rapports de nature simple, selon un calendrier fixe et de façon ponctuelle, sur les activités du département/programme/événement afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique

Ce que vous apportez:

• Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins deux (2) années d’expérience manifesté dans un rôle semblable.
• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
• Expérience dans l’interprétation, l’explication et dans l’application de politiques et règlements.
• Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
• Expérience de la production de rapports.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Initiative, autonomie et bon jugement
• Bon sens de l’organisation. 
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés obligatoires à l’Université d’Ottawa:
Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d'y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.