City : Montréal

Category : Other

Industry : Professional Services

Employer : BGIS

RÉSUMÉ

Le rôle de l’assistante administrative bilingue consistera à collaborer avec divers partenaires pour assurer une expérience en milieu de travail harmonieuse et de grande qualité à tous les employés. Ces partenaires comprennent les équipes responsables des installations et de l’expérience en milieu de travail, les employés de nos clients, les équipes des installations et des projets de BGIS, ainsi que les exploitants de services alimentaires et de centres de conditionnement physique. Ce poste offre à son titulaire une occasion unique d’influencer la façon dont les employés travaillent et d’avoir une incidence directe sur leur journée de travail. Vous travaillerez avec une équipe de professionnels fournissant des services en milieu de travail, y compris l’accueil, la réception, la coordination des espaces pour les événements, l’occupation des espaces et la livraison du courrier et des colis. Dans ce rôle, vous serez amené à prendre des décisions qui sont conformes aux normes de l’organisation en matière de milieu de travail pour vous assurer que l’espace réponde constamment aux besoins de tous les employés. Ce rôle vise à soutenir les éléments qui font la force de l’organisation – ses employés – en favorisant une culture d’équipes à haut rendement.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Soutien à la clientèle

• Se présenter au bureau en personne pour le programme de stratégie en milieu de travail.
• Accueillir les visiteurs, les nouveaux employés et les employés actuels en leur faisant découvrir les espaces de bureau et en leur expliquant la façon d’y travailler efficacement, d’utiliser les salles de réunion et d’accéder au système de réservation.
• Examiner régulièrement les postes de travail. Travailler avec des gestionnaires immobiliers et des gestionnaires des installations, gérer la réception et la distribution du courrier, les validations du stationnement et l’accès des invités.
• Gérer les fournitures de bureau, la liaison avec l’entreposage hors site (Iron Mountain) et les cartes d’accès sécurisé (y compris les rapports et les vérifications par la sécurité). Appliquer une politique de « bureau propre ». Faire des rondes le matin et le soir pour s’assurer que les fournitures sont en place.

Soutien technique

• Fournir, en tant qu’expert en matière de programme, des solutions pour résoudre les problèmes administratifs. Gérer le dépôt des technologies nécessitant un service. Agir en tant que point de contact pour le suivi d’incident concernant les problèmes liés aux bureaux et à la technologie.
• Fournir des conseils de base sur le soutien technique et le processus de suivi d’incident pour toutes les technologies de la boîte à outils WTP (réseau sans fil, jetons logiciels, version imprimée, système téléphonique AVAYA, équipement audiovisuel, vidéoconférence, tableaux intelligents, etc.). S’occuper des outils technologiques des salles de réunions, p. ex. réinitialiser et redémarrer les tableaux intelligents de la salle de réunion et les écrans tactiles de l’aire d’accueil ou gérer les suivis d’incident.
• Apprendre à utiliser les outils technologiques des RH et fournir du soutien en matière de RH et de communications (par exemple, Yammer). Aider à la planification de petits événements et à l’aménagement d’espaces de réunion. Fournir des cartes pour les commodités locales.
• Gérer l’équipement divers de bureau pour une utilisation à court terme (souris, cordons d’alimentation, blocs multiprises, ordinateurs portatifs et de bureau de rechange, câbles pour écran, câbles de réseau, casques, stations d’accueil, claviers, filtres de confidentialité, etc.). Gérer l’attribution des casiers ou classeurs selon l’inventaire ainsi que le contrôle des clés correspondantes, les plaques signalétiques, etc.

CONNAISSANCES ET APTITUDES 

• Diplôme universitaire et de 1 à 3 ans d’expérience pertinente à ce type d’emploi.
• Souci du service à la clientèle, capacité à être en contact avec les clients et à faire preuve d’une attitude positive.
• Bon sens du jugement et capacité à prendre des décisions et à donner des directives.
• Être à l’aise pour gérer les problèmes et interagir avec les gens. Solides aptitudes en communication.
• Solides compétences en informatique, y compris la suite de logiciels MS Office.
• Esprit d’initiative, capacité à travailler autant de façon autonome qu’en équipe.
• Proactivité, accessibilité et orientation sur les solutions.
• Capacité à mener plusieurs tâches simultanément.
• Précision.
• Capacité de travailler sous pression.
• Solides aptitudes organisationnelles.

Permis ou agréments professionnels

• Non requis