Ville : Ottawa

Catégorie : Regular Full Time

Industrie : Education

Employeur : Université d’Ottawa

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures

L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamique de plus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités. 

Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place! 

Au sujet de la faculté/du service: 

Le secteur des affaires étudiantes de l'Université d'Ottawa ouvrira un tout nouveau Centre de santé et mieux-être étudiant en mai 2022.  Ce centre sera doté d'une équipe multidisciplinaire de professionnels de la santé comprenant des médecins, des infirmières, des psychothérapeutes, des psychiatres et un psychologue travaillant ensemble dans un modèle de soins partagés. Le centre offrira un accès rapide à des soins de santé et à des services axés sur la santé mentale, la prévention et la promotion du mieux-être pour la population étudiante de l'Université d'Ottawa.  Cette initiative offrira de nombreuses opportunités aux professionnels qui travailleront dans ce nouvel environnement dynamique.

Raison d’être du poste:

Sous la direction du Gestionnaire clinique :

L'agent (e) de santé et mieux-être (ASM) joue un rôle essentiel au sein du Centre de santé et mieux-être étudiants (le Centre) en offrant un service à la clientèle de première ligne aux étudiants et aux visiteurs du Centre tout en assurant le bon fonctionnement des services tels que la réception, l'inscription, la gestion des rendez-vous, la facturation, les communications et les comptes étudiants. De plus, on s'attend à ce que les agents de santé et mieux-être traitent les informations sensibles de façon confidentielle et avec professionnalisme et tact.

Dans ce rôle, vos responsabilités seront les suivantes :

• Accueillir et inscrire les étudiants conformément aux directives, politiques et procédures établies tout en respectant l'éthique professionnelle.

• Planifier, confirmer et annuler des rendez-vous. Fournir aux étudiants des informations et des références aux services disponibles dans la communauté, au besoin.

• Aider les étudiants avec la paperasse initiale, y compris remplir des questionnaires démographiques et personnels et mettre à jour le dossier de l'étudiant dans le dossier médical électronique (DME).

• Préparer des rapports, des factures, des états financiers, des lettres, des histoires de cas et des dossiers médicaux.

• Recevoir/envoyer des demandes de consultations et d'enquêtes de la part des fournisseurs de soins de santé, tenir à jour les rapports de tests en attente et surveiller les tests et les renvois en attente

• Recueillir les paiements des étudiants selon les méthodes de paiement acceptées par le Centre, émettre des reçus et effectuer des dépôts conformément aux politiques et procédures établies et vérifier la couverture d'assurance et aider à la facturation et au traitement des réclamations

• Compléter les aiguillages faits par les fournisseurs de soins de santé vers des spécialistes à l'extérieur du Centre de santé et de bien-être des étudiants.

• Coordonner et traiter toutes les communications entrantes et sortantes concernant les références, la planification des rendez-vous et le suivi au besoin, les résultats des tests et autres documents confidentiels

• Effectuer des tâches de bureau et administratives

Ce que vous apportez:

• Formation postsecondaire en administration médicale / secrétariat ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience professionnelle.
• Au moins deux (2) ans d'expérience démontrée dans un rôle similaire.
• Expérience avec un système de dossier médical électronique (DME) (p. ex. Telus, PS Suite, OSCAR, Purkinje).
• Expérience dans une clinique médicale ou dans le domaine de la santé (atout).
• Expérience en service à la clientèle de première ligne.
• Solides compétences interpersonnelles et de communication.
• Expérience de travail dans un environnement nécessitant l'échange et la protection de renseignements hautement confidentiels.
• Discrétion.
• Fiabilité et bon jugement.
• Excellent sens de l'organisation.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression tout en respectant des délais serrés.
• Connaissance des systèmes et logiciels informatiques, notamment des systèmes financiers, des chiffriers, des bases de données, d'Internet et du courrier électronique.
• Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes.
• Capacité démontrée à travailler à la fois efficacement en tant que membre d'une équipe et de manière indépendante.
• Excellente gestion du temps et des priorités.
• Capacité à gérer les situations difficiles avec professionnalisme.
• Éthique de travail élevée.
• Bilinguisme (expression orale et écrite).

Compétences clés à l’Université d’Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa: 
Planification : Organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.
Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu'il est possible de le faire.
Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d'y répondre.
Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.
Bilinguisme: Français et anglais (expression orale et écrite); les candidats doivent atteindre un niveau de compétence Avancé 1 (Low Advanced) ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde pour être considérés pour ce poste. Le niveau de compétence linguistique des candidats est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.